Da guarda de documentos

Art. 299. Na UFCA, a guarda de documentos relativos ao ensino de graduação, em seu uso corrente e intermediário, é responsabilidade:

I - da Prograd;

II - das unidades acadêmicas; e

III - das coordenações de curso.

§1º A guarda de documentos deve ser feita preferencialmente em formato eletrônico, exceto para os casos em que a guarda física é exigida por lei.

§2º O prazo de guarda e descarte de documentos seguirá orientação do setor de arquivo da Universidade, seguindo orientação da Portaria do MEC nº 1.261/2013.

Art. 300. Compete à PROGRAD manter sob sua guarda:

I - documentos referentes ao cadastramento de estudantes;

II - documentos cujos dados não estejam inseridos no sistema oficial de registro e controle acadêmico;

III - livros de registro de diplomas e apostilamentos;

IV - PPCs de graduação e suas alterações;

V - registro de PPCs extintos dos cursos de graduação;

VI - documentos relativos a programas por ela coordenados; e

VII - autos de processos e requerimentos de graduação nos quais seja ela a última instância de tramitação;

Art. 301. Compete às unidades acadêmicas manter sob sua guarda:

I - autos de processos e requerimentos nos quais elas sejam a última instância de tramitação;

II - diários de turma emitidos em forma não eletrônica e que não estejam incorporados ao sistema oficial de registro e controle acadêmico; e

III - documentos referentes aos conselhos das Unidades Acadêmicas.

Art. 302. Compete às coordenações de curso manter sob sua guarda:

I - autos de processos e requerimentos nos quais elas sejam a última instância de tramitação;

II - atas de TCC e relatórios de estágios;

III - provas e instrumentos avaliativos não devolvidos aos estudantes; e

IV - documentos referentes ao curso e ao seu colegiado de curso.