No universo da gestão de projetos, garantir que o empreendimento seja bem-sucedido é a prioridade máxima do gestor responsável. No exercício de sua função, ele deve estar atento a várias áreas e, entre elas, o gerenciamento de custos é um dos maiores desafios.

Afinal, caso exceda o orçamento — ainda que o projeto não tenha extrapolado o prazo e tenha atendido às necessidades dos usuários finais —, não há como fugir do fracasso. Por isso, é essencial fazer esforços para um correto gerenciamento de custos em projetos.

Os gestores devem administrar meticulosamente seus orçamentos de forma que sejam capazes de evitar que os gastos programados no início do projeto saiam do controle e prejudiquem os resultados finais.

Gerenciamento de custos em projetos

O gerenciamento de custos compreende os processos de estimar, distribuir e monitorar os gastos de um projeto. Com ele é possível projetar quais são as despesas futuras com o objetivo de minimizar as chances de que o orçamento sofra acréscimos desnecessários.

Por isso, o gerenciamento de custos deve ter início logo na fase de planejamento dos projetos — contudo, é preciso que os trabalhos sejam mantidos ao longo de todas as fases do empreendimento.

Ou seja, depois que se elabora o plano e que o mesmo é colocado em execução, todos os custos devem ser documentados e rastreados para que tudo fique dentro do orçamento inicial. Com isso, após a conclusão do projeto, os custos projetados devem ser contrastados com os custos reais, servindo também como referência para projetos futuros e estimativas.

O guia de melhores práticas de gerenciamento de projetos, o PMBOK, atribui ao gerenciamento de custos em projetos quatro etapas. O conjunto dessas tem como objetivo garantir que o projeto seja finalizado dentro do orçamento previsto. Confira abaixo quais são e o que levar em consideração em cada uma dessas etapas!

1. Planejar o gerenciamento de custos em projetos Não há como fugir do planejamento inicial — afinal, é preciso saber o que é necessário para o desenvolvimento do projeto. Ou seja, o gestor deve saber a quantidade de mão de obra necessária, se precisará contratar terceiros, se os equipamentos que a empresa detém satisfazem as demandas ou se é preciso comprar novos, entre outros detalhes.

O planejamento dos custos deve ser minucioso o suficiente para assegurar que o orçamento estimado não seja comprometido. Para isso, ele deve detalhar não só o valor, mas também a quantidade necessária de cada item.

Mais do que coletar diferentes orçamentos, o importante é concentrar os esforços em planejar, em cada uma das fases do projeto, tudo aquilo que será preciso para completar o escopo do projeto.

2. Estimativa de custos Com o planejamento de custos realizado, passa-se para a etapa da estimativa de custos. Por mais que se trate de uma estimativa, esta não deve conter valores sem embasamento — deve-se chegar aos custos por meio de um estudo. Só assim é possível obter uma noção de quanto custará cada recurso inerente ao desenvolvimento do projeto.

Aqui o gestor deve começar a determinar os valores que envolvem o projeto, dando a devida atenção aos orçamentos fornecidos pelos fornecedores e analisando a projeção de gastos do empreendimento.

Uma das formas mais simples de realizar as estimativas é fazer a consulta do plano de projeto. Esse documento lista todos os materiais, as consultorias, a mão de obra necessária e todos os outros elementos que venham fazer parte do processo.

Ou seja, com o plano em mãos, o gestor tem a possibilidade de entrar em contato com as empresas fornecedoras e prestadoras de serviços para solicitar orçamentos precisos e buscar a opinião de especialistas.

Além disso, buscar informações de projetos concluídos anteriormente — desde que tenham contemplado atividades semelhantes — ajuda na obtenção de valores mais precisos. É claro, os preços podem aumentar graças à inflação ou ao contexto econômico. Todavia, considerando essas variáveis, essa consulta tende facilitar a estimativa dos custos.

Ou seja, preservar um histórico dos projetos para viabilizar a consulta futura das informações sobre todos os empreendimentos concluídos é uma boa prática que deve ser mantida pelo gerente de projetos.

3. Orçamento dos custos Apesar da similaridade com o processo anterior, o orçamento dos custos é diferente das estimativas. Afinal, é nesse momento em que se prevê, de fato, qual é o investimento necessário para a conclusão do projeto.

Essa é a fase em que são escolhidos os fornecedores e que os valores são acordados. Agora o gerente já tem em mãos o valor total para concretizar o projeto e conduzir o orçamento para a aprovação final do cliente. É válido lembrar que este pode variar no decorrer da execução — e é exatamente por essa razão que a próxima etapa é tão importante.

4. Controle dos custos O controle dos custos corresponde ao acompanhamento de perto, ao longo da execução do projeto, dos valores que foram orçados. Nessa etapa são documentadas e monitoradas todas as despesas realizadas para que o gerente tenha certeza de que o projeto esteja dentro do orçamento aprovado.

É importante ter em mente que o controle de custos é cíclico e contínuo. Isso quer dizer que ele deve acontecer ao longo de toda a execução do projeto. Portanto, comparar os gastos realizados com o orçamento previsto deve ser uma constante.

Recomenda-se, ainda, que todo o processo seja documentado: registre as operações financeiras e guarde sempre as notas fiscais. A equipe também deve ser incentivada a fazer anotações de todas as despesas.

Todavia, é o gestor que deve se incumbir de acompanhar de perto todos os custos, desde a compra dos equipamentos e materiais até a contratação de empresas terceirizadas. Isso garante que o dinheiro seja devidamente aplicado, evitando que os custos extrapolem o que foi estimado.

5. Etapa bônus: avaliação dos custos Via de regra, o gerenciamento de custos em projetos termina no controle. No entanto, após a finalização do projeto é essencial fazer o estudo dos gastos que foram comprometidos para a conclusão do empreendimento.

Isso se dá pelo fato de que existem diferentes possibilidades: um projeto pode se manter dentro do custo estimado, mas uma das áreas pode ter gasto mais do que o previsto e outra menos do que o estimado.

Ou seja, com base nessa verificação dos custos é possível aferir se o gerenciamento foi, de fato, bem-sucedido, conhecer o nível de precisão do orçamento e saber como aprimorar esse aspecto nos projetos futuros.

A importância do gerenciamento de custos em projetos

Quando são iniciados os esforços de gerenciamento de projetos, é natural que gestor e equipe se preocupem muito com a logística e com os aspectos práticos e operacionais do empreendimento.

Porém, se não houver o cuidado necessário para gerenciar bem os custos, todo o negócio pode fracassar — mesmo com o correto gerenciamento de tempo e do escopo do projeto. De nada vale realizar um minucioso estudo de viabilidade se os custos na prática ultrapassam aquilo que foi orçado.

Por isso exercer um correto gerenciamento de custos é tão importante para o sucesso do empreendimento. Ao gerenciar bem os investimentos é possível desenvolver os trabalhos com qualidade e utilizar recursos sem comprometer as finanças da empresa — além disso, pode-se ofertar serviços e disponibilizar produtos com preços melhores no mercado.